この記事は・・
- ITなにそれ?な職場にslackを導入した体験談
- slackでの業務簡略化の実例
- googleスプレッドシートとslackの連携での業務削減の実例
こんな内容です。
超アナログな職場にslackを導入したらそれなりに仕事が楽になりました。
以下のメリットを享受でき、職場の生産性が爆増。
- 連絡がチャットに置き換わり、電話が80%減
- 紙での連絡もほぼ廃止
- 資料をオンライン化することで、集計・打ち直しといった作業が削減
明らかに仕事がスムーズになったよ!
年配の方でも簡単に使えました。
メモと電話が飛び交うアナログ全盛の職場はまだまだ多いはず。
そんな昔ながらの職場にITを導入した体験談。
参考になれば幸いです。
紙と電話が100%の職場
私の職場では、課内の連絡はほぼ100%紙と電話。
部署をまたぐ連絡だと「メール」が登場するくらい。
あ、あと「FAX」なんてのもまだまだ現役です。
当然、以下のような光景が毎日繰り広げられていました。
- 電話がくる⇨担当者不在⇨「折り返し〇〇までTEL」と机にメモを貼る⇨戻ってきた担当者が電話⇨先方が不在
- 一日休んで出社すると机がメモの山に
- 課内連絡は紙。行方不明になったり、誰が持ってきたかわからない紙が突然出現したりする
- 結構な手間をかけて紙の社内連絡を配達・回収
こんな感じで非常に効率が悪い。IT革命(古い)とはいったい何だったのか。
我慢できずに社内連絡のデジタル化を決意。
世の中にはslack・LINE Works・ChatWorkといった便利なチャットサービスがあるのだ。
みんなLINEは使っているのだから、これらを使えないはずはない!と仮説を立ててみる。
とはいえ、wifiすら通っていない状況。
まずは環境構築から。
wifiあるじゃん
私の職場はリゾート地。
結構大規模なトコロなのですが、「無線wifiが通っていない」という問題点があり、利用客からの要望もかなり寄せられていました。
ところが最近、ついに利用客向けに無線wifiが導入。
スタッフ用回線なんてのはまだまだ先か・・なんて思っていましたが、
よくよく調べてみると、スタッフの勤務する事務所などにも微弱ながら電波が流れてきている模様。
これを無理やり使う形に持っていけば、設備費用だけで各サービスの検証ができるじゃん!と気づく。
slackに決めた!slackのメリットその①紙での連絡の代替になる
勤務時間内・時間外にちょこちょこ自前のタブレットとスマホで検証。slackにアタリをつける。
現状の業務はほぼ手書きの紙で業務連絡・注文が行われており、全てをいきなりデジタル化するのは困難。
最初は「紙で行っていた連絡をチャットで行うor書いた紙を写真で送信」という形にし、リアル紙の行き交いを無くす所から始めるしかないと判断。
スタッフへの教育コストを考えた上でLINE Worksが有力候補だったんですが、どう設定しても画像が劣化しちゃうんですよね。
細かい文字まで認識できる画質で送信できるslackに軍配が上がった形です。
slackでひとまず決め打ちし、上司に相談。
無料プランでゴリ押し!slackのメリットその②無料プランでもかなり使える
「端末を買うだけで検証が始められる」点をゴリ押しして強引に購入を算段。上司に突撃。
年が行っているが話のわかる方なので、
「このslackってやつは仕事用のLINEみたいなもんス。今、飛び交ってる紙を全部画像のやりとりに変えるだけでめちゃ楽になりませんか?」
と相談し、うーん、、となっていたとこに
「これ無料プランでもかなり使えるんですよ。ネット回線は今流れてるwifiを利用するんで費用かからない。slackも費用かからない。なんでタブレットとかの端末を買うだけで、あとはお金かけずに運用できます」
と「初期費用のみで回せる」点を押し、快く了承していただく。
slackは無料プランでもかなり使えるので、嘘はついていないのだ。
slack用端末購入・androidも悪くないね
1ヶ月後、ついに端末購入の許可が下りる。
広大なリゾート地全体に配布するため、30台近くの購入が必要なので機種選びも慎重にしないといけない。
購入は社内の購買課が担当することになった。
apple信者である私は「どう考えてもipad一択っしょ」と決めていたため、購買課の同期にアタックを仕掛けることに。
「日本で一番流通してるスマホは?iphoneだよね。スタッフの教育コストを考えると、その操作性に準じたipadにしておくのが最適解じゃない?」
この論法で攻めては見たものの、「価格とapple idの管理の面倒さ」の壁は越えられずにAndroidに軍配。
「HUAWEI MediaPad m5」。ipadの2/3ほどの価格で導入できるこちらに決定と相なった。
個人的には仕事道具はより良いもので揃えた方が生産性が上がり、結果利益につながると考えているが・・
「安さ」に勝てる論旨を持ち合わせなかった故の敗北!
結果、届いたものを触ってみるとそう悪くないものだったのでひとまず安心。
運用開始!slackのメリットその③slackはオバちゃんでも使える
無事に端末が届き運用開始。発案者の責任として、オンライン化への業務変更マニュアルの作成・配布・指導を担うことに。
スタッフの60%が50代〜のパート主婦である当現場において、「年配の女性がslackを使いこなせるか」が一つの課題であったのだが、意外にもほぼ全員が問題なく使いこなせるという結果に。
チャットでの会話はもちろん、画像の送信・googleスプレッドシートの入力なども難なくこなせていました。
「慣れたらLINEと同じ」と口を揃えています。
正直驚きでした。
長年勤めているオバちゃんパートさん達は「新しいもの」に何かと否定的。
今まで紙と電話で行っていた仕事を「今日からチャットでの連絡に切り替えまーす」とやって果たして大丈夫なのか・・
と心配していたのだが、60代までならほぼ問題なくslackを使いこなし、顔文字でのメンションが飛び交う楽しいチャットが繰り広げられていた。
流石に70代の方々は四苦八苦していたが、それでも業務上支障ないレベルでは使えていたため一安心。
日常業務での連絡はスムーズに導入でき、これだけでも電話の量・人の移動・紙の運搬が半分以上削減。
最初は懐疑的だった上司も「最近事務所が本当に静か。電話も鳴らないし・・slackすごいね」と感動しており、オンラインの威力をまざまざと見せつける形となった。
slackのメリットその④googleサービスとも連携可能
業務連絡のオンライン化により絶大な業務削減を達成したことで、「あれもオンライン化したい」「こんなことができないか」といったアイデアがスタッフからポツポツ出てくるようになった。
その中で、「Excelファイルの共有」が絶大な効力を及ぼすことに気づく。
複数の部署で様々なExcelファイルが存在(売上、スタッフ勤務時間、在庫管理etc)しており、わざわざそれを印刷⇨本部に紙で集める⇨本部の人間が手打ちで集計、という地獄のような作業が行われていたのだ。
Excelやgoogleスプレッドシートの「共同編集」機能を使えば、同じファイルを複数の部署から同時に編集が可能なため、
各部署で紙に印刷⇨紙を運搬⇨集まった紙を手打ちでExcelに打ち直す
といった手間が完全に省略できるのだ。
データのオンライン化、はどんな職場でも絶大な効果を発揮するはず。
残念ながら最新のExcelの入った端末が存在しないため、googleスプレッドシートをチョイスして検証。
slackはgoogleスプレッドシートとの連携機能があり、アップロード・ファイルごとの編集権限の設定なども容易に行える。
従来のExcelファイルからスプレッドシートへの変換も、マクロなど高度な機能を使っていなけれ容易なため、さほど手間をかけずに移行が完了。
結果、毎月の膨大な集計作業を完全に無くすことができ、他部署の方々からもそれなりに評価をいただくことができた。
最後に
slackの無料プランだけで、「紙と電話での連絡・紙の集計作業・紙の運搬作業」を完全に無くすことができました。
IT全盛の時代とはいえ、まだまだアナログが主流の職場は多いと聞きます。
今の職場がアナログであればあるほど、オンラインを活用したチャットサービスを取り入れる効果は大きいはず。
ディスプレイに貼られたメモにうんざりしている貴方、一度slackの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
端末さえあれば、無料プランでいつでも始められますよ。
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